El desconocimiento y el desinterés de los propietarios sobre la nueva industria de la propiedad horizontal.
En primera instancia una gran parte los problemas al interior de los inmuebles residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal radica en la falta de capacitación, formación, habilidades y competencias de los miembros de los consejos de administración, los Comités de Convivencia y de los propietarios / residentes en general.
En segunda instancia se encuentra el modelo y estilos de administración, que abarcan cualquier cantidad de propuestas y prácticas que se basan en requisitos y condiciones que se valoran desde la perspectiva económica y se deciden contrataciones con base en el menor valor cotizado, desconociendo la importancia de contar con perfiles laborales y salariales que aseguren administración, gerencia, gestión, ejecución y resultados del más alto nivel.
En tercera instancia señalamos la influencia y la tradición que se ha creado a traves del tiempo, con los vacíos y deficiencias de la ley 675 sancionada desde el 2001, donde ha habido un aprovechamiento comercial por parte de la rama judicial, condicionando, induciendo e influyendo sobre la necesidad e importancia de recurrir a todo tipo de consultas, asesoría y acciones de caracter legal, descalificando y aprovechando la debilidad que ofrecen la apatia, el desconocimiento y el facilismo de pagar por tener en quien descargar tareas y responsabilidades que se pueden gestionar de manera autónoma y con voluntades internas.
Si usted se encuentra leyendo este texto y es propietario o residente, es porque tiene el suficiente grado de interes en su propiedad y patrimonio, que le permite esta lectura y estará de acuerdo en los tres puntos señalados anteriormente; no obstante también esperamos que entienda la necesidad y la importancia de incluir otros factores y variables, para fortalecer las acciones que se realicen en su propiedad y aquí necesitamos añadir, reflexiones como las siguientes:
Innovación, creatividad y disrupción sin transgredir la ley y como combustible hacia mayor crecimiento y desarrollo. De igual forma debemos incluir la importancia de la comunicación organizacional y asertiva como una herramienta de conexión y alimento permanente sobre las dinamicas administrativas, sociales, economicas y de bienestar y felicidad de la propiedad. De otro lado reconocer las herramientas tecnológicas que faciliten y mejoren la gestión, ejecución y la transferencia de conocimiento entre los miembros de la organización ESAL-PH.
Se puede iniciar el abordaje de estas problemáticas y casuisticas tratando de desafiar las tradiciones, las costumbres y las fuerzas exogenas que impiden una gobernanza interna autónoma, libre, transparente y abierta, con organos colegiados que atiendan las caracreristicas organizacionales y estructurales de cada inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal, en el orden de las temáticas señaladas al inicio de este documento indicando o referenciando las siguientes directrices.
La falta de capacitación es un problema recurrente en la gestión de Propiedad Horizontal, y abordarlo con desde una perspectiva estratégica, puede generar avances significativos en la convivencia, bienestar, buena vecindad, felicidad y administración de los inmuebles residenciales (edificios, conjuntos, condominios) que son los que presentan las patologías de administración y gerencia más sensibles y sobresalen en las necesidades y problemáticas mencionadas anteriormente, por encima de los formatos comerciales y mixtos, que han acercado sus modelos de administración a los conceptos, tecnicas y herramientas que practican las organizaciones empresariales del orden privado y comercial.
En este primer tema o problemática empezamos por hablar de educación y cultura en materia de propiedad horizontal y por lo tanto contar con esquemas, programas y actividades de capacitación y formacion permanente, con elementos pedagógicos, didacticos y logistica que tengan caracter permenente y por lo tando deben estar contemplados en los presupuestos anuales con una partida destinada para este rubro.
En el segundo tema o problematica, no se puede ser ajeno a la deficiencia administrativa que se tiene y debemos reaccionar hacia la importancia de abordar la necesidad de convertir el oficio de Administrador PH en profesión y darle la connotación de formación profesional desde la academia universitaria, lo que nos lleva a redefinir el concepto básico y pobre que hoy presenta esta responsabilidad que se ejerce con todo tipo de deficiencias y limitaciones.
En la misma línea tenemos que reconocer que el tercer tema nos ubica en el momento que atraviesa la humanidad y aterrizar la realidad del siglo XXI con la tecnología y sus herramientas, como una fuente de insumos que contribuyen de manera acelerada a convertir las ESAL-PH en nuevos modelos de organización empresarial y a fortalecer el alcance de los objetivos estratégicos que se deriven de la refomulación que nos motive el análisis que aquí estamos compartiendo.
Para comenzar con el planteamiento de soluciones a los problemas indicados, se pueden seguir estos pasos:
Paso 1. Diagnóstico de Necesidades: Ya tenemos identificados los principales problemas, ahora pasemos a recolectar información y datos y hagamos el análisis correspondiente con la clasificación de dicha información y antes de implementar capacitaciones, es fundamental identificar, planear, programar, sensiblilzar, socializar y activar las áreas críticas (comunicación organizacional y asertiva) donde los consejos y comités tienen más dificultades. Esto se puede hacer a través de encuestas a residentes, encuentros de vecinos, conversatorios, webinar, revisión de actas de asambleas, talleres, reuniones y comites o refrescar las experiencias y desenlaces de conflictos recurrentes.
Paso 2. Elaboración de un Plan de Capacitación y Formación: Una vez identificadas las principales debilidades y amenazas (deficiencias, improductividades), se puede estructurar un programa que incluya actividades de enseñanza y aprendizaje en normas y regbpamentaciones, mecanismos alternos para la solución de conflictos, administración financiera, tecnocas de comunicación, herramientas tecnológicas, cultura ciudadana, cultura ecológica y medio ambiental, gerencia de comunidades y gobernanza.
Paso 3. Acuerdos colaborativos: Se pueden establecer convenios con profesionales especializados en Propiedad Horizontal, administradores con experiencia o instituciones educativas para impartir talleres prácticos; pero en principio conozca las fortalezas que tiene en su interior y recurra a todas las fuerzas internas y obtenga crecimienrto orgánico, contactando de manrea estratégica y motivadora a aquellos miembros de la comunidad que tienen conocimiento, experiencia y sobre todo voluntad de colaboración y aporte. En este paso debemos entender la importancia de transitar hacia un modelo de autogestión y aplicar lanregla de oro de rtoda sociedads “ El interes colectivo, prevalece por encima del interes individual “ ; tambien debe derrotar previamente las experiencias y momentos de apatia y desinteres de la comunidad y empezar de cero para conectar, contagiar y capturar energías renovadas de cultura colaborativa, trabajo colaborativio, inteligencia colectiva (alguien tiene que hacerlo).
Paso 4. Creación de Material Didáctico libre y abierto: Es importante la elaboración de manuales, cartillas, instructivos, en formato digital y si es necesario ofrecer la versión impresa con algunas condiciones, pero es importante aprovechar estos momentos de reflexión y trasnformacion hacxia nuevas versiones de PH, para motivar el tránsito hacia el uso de las herramientas tecnológicas de comunicación, incluyendo las redes sociales y los videos explicativos o sesiones interactivas que son herramientas poderosas para transmitir información y conocimientos de manera continua y contagiar en pequeñas dosis los elementos de un proceso de mejora continua en administración con gobernanza de bienestar y felicidad.
Paso 5. Incentivos a la Capacitación: Para motivar la participación, se pueden diseñar reconocimientos, certificaciones internas o beneficios administrativos para los consejeros y miembros de comités que completen la formación. La figura de los descuentos por pronto pago (DPPP) es un sistema que se puede revisar y aprovechar las cuotas atrazadas que no hacen uso de este beneficio y crear incentivos adicionales para quienes se comprometan con las diferentes acciones y actividades de este proyecto de reesrtucturación organizacional y generan valor agregado efectivo en las etapas del proceso.
Paso 6. Seguimiento y Evaluación: La importancia de la planeaciópn estratégica que tiene instrumentos de medición y control, con métricas e indicadores de gestión, las cuales se pueden definir en un Excel, como un plan de acción que contemple el cronograma de tareas con responsables, tiempos de ejecución y se registren puntos críticos con alarmas tempranas para revizar y reconducir los temas sensibles que se encuentren en riesgo de incumplimiento. Este paso también se convierte en una sesión de enseñanza y aprendizaje al introducir conceptos como la planeación estratégica, los indicadores de gestión, las métricas, los cuadros de mando y otras herramientas como el analisis DOFA.
Estas etapas del proceso ayudan a fortalecer el conocimiento, la experiencia y el compromiso de propietarios y residentes que como usted, que se tomó el tiempo de leer este texto, se involucran y aportan de manera constructiva y propositiva con actitud, voluntad y dedicación, ayudando a elevar el nivel de disciplina y responsabilidad que se debe tener como propietario, residente, inversionista y socio de una organización empresarial ESAL-PH.
Con una intención colaborativa, intentemos darle un toque más pedagogico y didactico a este documento. Debemos atender el uso de una metodología de desarrollo de proyectos y podríamos mencionar el método científico para la solución de problemas, que se puede resumir con la siguiente secuencia:
- Identificación del problema y areas críticas
- Recolección de información y datos (Encuestas y Entrevistas)
- Análisis de la información y datos
- Definición de indicadores de gestión y métricas
- Revisión de la capacidad instalada de producción (Mapeo de Capacidades Actuales)
- Diagnóstico y planteamiento de soluciones
La aplicación de una metodología básica como el método científico para la solución de problemas se logra un avance importante en este importante ejercicio de mejoramiento de toda la estructura organizacional de una ESAL-PH, en especial en aquellos temas que sobresalen en materia de tejido social, que se pueden enmarcar en bienestar, buena vecindad, convivencia y felicidad.
En el ámbito institucional y dadas las carateristicas de aislamiento que tiene la propiedad horizontal en el contexto de los entes territoriales y el desacierto de las constructoras en el apoyo y acompañamiento a sus consumidores y clientes comerciales en la capacitacion y formación sobre propiedad horizontal, se hace necesario contar con un apoyo decidido de la Administración Municipal en cabeza de la Secretaria Juridica y el Enlace de PH, y trabajar de manera transversal con la Secretaria de Gobierno y Participación Ciudadana, valorando la importancia de reenfocar los componetes del plan de desarrollo, en especial lo relacionado con gobernanza, participación ciudadana y los presupuestos participativos, ademas del nuevo concepto de juntas de acción comunal, que plantea la ley 2166 de 2021, donde señala la aparición de la propiedad horizontal, y se convierte en un actor de primer nivel como protagonista y parte integral de la estrategia para avanzar en el cumplimiento de las metas del PDM y generar el aporte necesario al crecimiento y desarrollo del municipio.
Colaboración de: Cesar Augusto Mogollón Hernández.
